Форматирование ячеек в Excel

В этом лонгриде вы узнаете:

• Как настроить форматирование в Excel
• Для чего подходят форматирование по образцу и условное форматирование

Этот материал также доступен в видеоформате, но информация в лонгриде более актуальна:

Как настроить форматирование в Excel

Форматирование используют для данных, которые находятся в одной таблице, но различаются между собой — например, в отчёте есть финансовые, числовые и процентные показатели. Чтобы проще воспринимать информацию, можно настроить форматирование:

1. Выделите диапазон для форматирования.

1. На вкладке «Главная» в разделе «Число» нажмите на «Общий», чтобы открыть список с доступными форматами.

1. Выберите нужный формат и нажмите левую кнопку мыши, чтобы применить его к данным.

Нажмите «Другие числовые форматы», если в списке нет нужного, — откроется полный перечень доступных форматов и их настроек. Выберите нужный и нажмите «ОК».  

Для настройки финансового формата:

1. Откройте на вкладке «Главная» выпадающий список с распространёнными валютами и выберите нужный левой кнопкой мыши.

1. Нажмите «Другие финансовые форматы», чтобы найти более редкие валюты → откройте список со всеми доступными валютами → выберите нужную и нажмите «ОК».

После того как применили нужный формат, вы можете:

• Увеличить или уменьшить разрядность — количество знаков после запятой.

• Добавить разделители, чтобы отображать значения с разрядами по группам. Вместо значения «10000» будет отображаться «10 000».

Тест для самопроверки

Для чего подходят форматирование по образцу и условное форматирование

Форматирование по образцу

Чтобы использовать форматирование по образцу:

1. Выделите нужный диапазон.
2. Нажмите иконку с щёточкой в левой части ленты.
3. Выберите диапазон, где нужно применить настройки.

Условное форматирование

Есть несколько видов условного форматирования:

• Гистограммы
• Цветовые шкалы
• Наборы значков

Разберём основной вид — условное форматирование с цветовыми шкалами. Чтобы применить его:

1. Выделите нужный диапазон с данными.
2. Откройте группу команд «Условное форматирование» → «Цветовые шкалы» → выберите нужный вариант цвета.

Вы можете настроить правила выделения для ячеек:

1. Выделите нужный диапазон.
2. Откройте группу команд «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → выберите подходящее условие для правила.

1. Настройте правило с указанием конкретных значений. Например, все ячейки со значением меньше 1 должны иметь определённую заливку и цвет текста.

1. Нажмите «ОК», чтобы применить правило к выбранному диапазону.

Одно из полезных правил — это поиск повторяющихся значений. Оно помогает найти одинаковые данные за счёт выделения ячеек, где значения повторяются. Чтобы его настроить:

1. Выделите диапазон, где нужно обнаружить повторы.
2. Откройте группу команд «Условное форматирование» → «Повторяющиеся значения».

1. Настройте условия для правила.

1. Нажмите «ОК», чтобы применить.

Тест для самопроверки

Управление правилами

После настройки правил для разных диапазонов вы можете управлять ими в отдельном меню:

1. Выберите пустую ячейку.
2. Откройте группу команд «Условное форматирование» → «Управление правилами».

1. Выберите «Этот лист» в настройках списка объектов правил форматирования. Откроется список правил для всех диапазонов на этом листе.

1. Скорректируйте правила, если нужно. Например, вы можете увеличить диапазон или внести другие изменения. Чтобы применить их, нажмите кнопку «ОК».

Чтобы удалить существующее условное форматирование:

1. Откройте группу команд «Условное форматирование».
2. Нажмите «Удалить правила». Вы можете удалить правила из выделенных ячеек со всего листа или из целой таблицы.

Задание

1. Настройте форматирование в любом подходящем отчёте:

• Выделите диапазон для форматирования
• На вкладке «Главная» в разделе «Число» выберите подходящий формат
• Измените разрядность и добавьте разделители, если нужно

1. Настройте правило для условного форматирования:

• Выделите нужный диапазон
• Откройте группу команд «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → выберите подходящее условие для правила
• Настройте правило с указанием конкретных значений
• Нажмите «ОК», чтобы применить его

Выводы

• В Excel есть возможность выбирать формат ячеек. В работе с числовыми значениями это могут быть финансы, процент, число, дата.
• Можете использовать форматирование по образцу и настраивать условное форматирование с помощью правил.
• Правила условного форматирования позволяют гибко задавать условия для конкретных задач. Например, чтобы находить повторяющиеся значения в таблицах или создавать более наглядную статистику для выводов.

В следующем лонгриде рассмотрим, как использовать основные формулы в Excel.