Фильтры и сортировка данных в Excel

В этом лонгриде вы узнаете:

• Как настраивать фильтры в Excel
• Как сортировать данные в Excel

Этот материал также доступен в видеоформате, но информация в лонгриде более актуальна:

Настройка фильтров

Как применить фильтр:

1. Откройте отчёт и выберите диапазон, в котором нужно применить фильтр. Проверьте, что вы применили его ко всем данным в таблице.
2. Иначе возникнут расхождения в значениях, если решите отсортировать частично отфильтрованные данные.
3. Выберите «Сортировка и фильтр» → «Фильтр».
4. Выберите параметры для фильтрации в нужном столбце с помощью чекбоксов и нажмите «ОК».

Текстовый фильтр

Как настроить:

1. Нажмите значок фильтра в столбце с текстовыми значениями.
2. Введите нужное значение в поиске фильтра и нажмите «ОК», чтобы отфильтровать данные по нему.

Дополнительно можно настроить текстовый фильтр с помощью функций «Равно», «Не равно», «Начинается с...», «Содержит» и других.

Числовой фильтр

Как настроить:

1. Откройте фильтр в столбце с числовыми данными.
2. Выберите параметр «Равно», «Не равно», «Больше» и так далее.

1. Настройте выбранный параметр на конкретные значения и нажмите «ОК».

Фильтр по цвету

Как настроить:

1. Настройте текстовый фильтр для первого значения или отфильтруйте данные с помощью чекбоксов и нажмите «ОК».
2. Выберите все ячейки и добавьте заливку.
3. Отфильтруйте данные для второго значения.
4. Окрасьте выбранные ячейки в другой цвет.

В меню столбца появится «Фильтр по цвету», в котором можно фильтровать ячейки по цвету заливки.

Сортировка данных

Как использовать:

1. Выберите диапазон, в котором нужно отсортировать данные.

Проверьте, чтобы в диапазон входили все нужные таблицы. В противном случае возникнет расхождение в значениях, если решите сортировать частично выбранные данные.  

1. Выберите «Сортировка и фильтр» → «Фильтр».
2. Выберите вариант сортировки данных в нужном столбце:

• В алфавитном порядке («От А до Я», «От Я до А») — для текстовых значений
• По возрастанию и убыванию — для числовых значений
• По цвету — для окрашенных ячеек

Тест для самопроверки

Задание

Настройте фильтр в любом выбранном отчёте:

1. Выберите диапазон, в котором нужно применить фильтрацию.
2. Выберите «Сортировка и фильтр» → «Фильтр».
3. Настройте фильтр — в нужном столбце выберите параметры для фильтрации с помощью чекбоксов и нажмите «ОК».
4. Отсортируйте полученные данные в зависимости от значений выбранного столбца — по алфавиту, возрастанию, убыванию или цвету.

Выводы

• В Excel есть фильтры по текстовым, числовым и цветовым данным. Ещё можно настраивать фильтры по содержанию или отсутствию слов, значениям больше или меньше заданного. Чтобы не было ошибок в работе с данными, важно правильно указывать диапазон для фильтрации и заново устанавливать фильтр, когда добавляете новые столбцы.
• Сортировка может быть по убыванию и возрастанию, по алфавиту и по цветам. Когда работаете с отчётами, лучше сначала отсортировать данные, а потом применять сложные фильтры, чтобы ничего не перемешалось.

В следующем лонгриде познакомимся с возможностями форматирования ячеек.