Как поставить задачу: от выбора исполнителя до критериев результата

Хорошая постановка задачи — основа любого стиля управления. Неважно, делегируете вы или контролируете каждый шаг: если задача сформулирована размыто, без контекста и чётких критериев, результат будет непредсказуемым.

Именно на этом этапе чаще всего и возникают проблемы: исполнитель понял задачу по-своему, сделал не то или не так. Не потому, что не хотел или не умел, а потому, что не получил нужной информации на старте.

Шаг 1. Выбрать исполнителя

Прежде чем передавать задачу, ответьте на два вопроса:

• О чём эта задача? Определите, какие компетенции нужны для её выполнения. Например, для подготовки тендерного предложения необходимо умение считать медиаплан, навык сборки презентации, знание ниши клиента.
• Кто из команды может справиться? Наложите требования задачи на компетенции сотрудников. Если вы давно работаете с командой, это происходит интуитивно. Если команда новая или задача нестандартная, лучше сделать это явно.И не забудьте про уровень зрелости из предыдущего модуля: даже подходящий по компетенциям сотрудник может быть сейчас перегружен или демотивирован. Это тоже влияет на выбор.

Шаг 2. Передать контекст

Контекст подразумевает не просто описание задачи, а ответы на вопросы: «Почему эта задача важна?», «Какую цель она решает?», «Как будет использован результат?». Этот шаг часто пропускают, и из-за этого возникает большинство проблем.

Пример

Руководитель ставит задачу: протестировать нестандартные сценарии ретаргетинга. Специалист оценивает по стандартным KPI, видит низкие конверсии и начинает писать аргументацию, почему не стоит их использовать.

Проблема в том, что руководитель ставил задачу с другой целью: не получить конверсии, а показать клиенту глубину проработки продукта. Специалист этого не знал — и потратил время не на то.

Один вопрос «Зачем нам это нужно?» в начале — и ситуация была бы другой.

Шаг 3. Сформулировать задачу чётко

Размытая формулировка — прямой путь к результату, который вас не устроит.

Пример

В одной команде нескольким сотрудникам поставили задачу: подготовить презентацию для обучающего мероприятия. Через неделю выяснилось, что один принёс файл в PowerPoint, другой сказал: «Я расскажу устно — это же и есть презентация», третий записал аудио.

Все выполнили задачу так, как её поняли. Никто не ошибся намеренно. Ошибка была в формулировке.

Чтобы этого избежать, используйте для постановки задач метод SMART.

Метод SMART

SMART — это набор критериев, которым должна отвечать хорошо сформулированная задача.

Пример

Без SMART: «Подготовь отчёт по рекламной кампании».

По SMART: «Подготовь сводный отчёт по результатам рекламной кампании за октябрь: динамика CTR, CPC и конверсий по каждому каналу. Формат: таблица + краткие выводы на одну страницу. Срок: пятница, 18:00».

Исполнитель получил конкретику, понял, как будет оцениваться результат, и знает дедлайн. Вопросов на старте — минимум.

Шаг 4. Разбить на этапы и зафиксировать

Для простых задач достаточно одной формулировки по SMART. Сложные задачи лучше разбить на этапы и зафиксировать их в едином месте — например, в таск-менеджере или другом удобном инструменте.

Важен сам принцип: чтобы задача не потерялась, прогресс был виден, договорённости зафиксированы, а информация была доступна всем участникам.

Для каждого этапа нужно добавить:

• Чёткое описание того, что нужно сделать
• Критерии оценки — как понять, что этап выполнен правильно
• Срок выполнения

Это поможет избежать расхождений в понимании задачи и минимизировать риски на финальном этапе проекта.

Типичные ошибки при постановке задачи

Даже опытные руководители могут допускать ошибки:

1. Отсутствие контекста

Задача передана без объяснения цели. Исполнитель движется в правильном направлении по своим меркам, но не по меркам руководителя.

1. Размытая формулировка

«Сделай хорошо», «Подготовь что-нибудь к понедельнику», «Разберись с этим» — всё это оставляет слишком много пространства для интерпретации.

1. Эффект «чужого ребёнка»

Сотрудник не воспринимает задачу как свою — например, потому, что подменяет коллегу или получил задачу мимоходом. Результат будет соответствовать только формальным требованиям. Решение — передавать не просто задачу, а ответственность за результат: явно обозначить, что именно этот человек отвечает за итог.

1. «Сломанный телефон»

Договорённости остались только на словах. После встречи у каждого участника своё понимание того, что было решено. Решение простое: фиксировать итоги письменно после каждого обсуждения.

Проверьте себя